Sie haben gute Mitarbeitende. Menschen, die ihren Job können. Die Verantwortung übernehmen wollen. Und trotzdem… fühlt sich der Alltag oft schwerer an, als er müsste. Aufgaben ziehen sich. Entscheidungen dauern. Und am Ende landen die Dinge doch wieder bei Ihnen. In diesem Beitrag zeige ich Ihnen, warum selbst gute Mitarbeitende ineffizient arbeiten, welche strukturellen Ursachen dahinterstecken und was Sie konkret verändern können, damit es endlich rund läuft.
Wenn niemand wirklich zuständig ist, wird alles langsamer
Einer der stillsten, aber wirkungsvollsten Bremsklötze ist fehlende Klarheit bei Verantwortlichkeiten. Das zeigt sich selten offensichtlich. Niemand sagt laut: „Ich weiss nicht, wer das machen soll.“ Es passiert subtiler. Eine Aufgabe kommt rein. Mehrere Personen fühlen sich ein bisschen zuständig – oder eben nicht ganz. Also wird nachgefragt. Oder vorsichtshalber noch einmal abgestimmt. Oder man wartet, bis jemand entscheidet. Und plötzlich dauert etwas, das eigentlich in zehn Minuten erledigt wäre, einen halben Tag. Nicht, weil die Mitarbeitenden nicht können. Sondern weil sie sich absichern müssen.
Ich erlebe oft, dass genau hier der Gedanke entsteht: Warum sind wir so langsam? Die ehrlichere Frage wäre: Warum ist nicht klar, wer hier wirklich entscheidet? Sobald diese Klarheit da ist, verändert sich die Dynamik sofort. Entscheidungen werden schneller getroffen, Verantwortung wird übernommen und das ständige Hin- und Herschieben hört auf.
Praxisbeispiel: Ich erinnere mich an ein Unternehmen, in dem ein Angebot erstellt werden sollte. Drei Personen waren involviert. Alle kompetent. Alle engagiert. Die eine Person hat vorbereitet. Die zweite hat ergänzt. Die dritte wollte noch einmal drüberschauen. Das Problem: Niemand wusste genau, wer am Ende entscheidet. Das Angebot wurde mehrfach angepasst, hin und her geschickt, rückversichert. Am Ende hat es Tage gedauert – für etwas, das eigentlich in wenigen Stunden hätte fertig sein können.
Was wir verändert haben: Wir haben eine einzige Sache klar definiert: Wer trägt die Verantwortung für das Ergebnis? Nicht im Team. Nicht gemeinsam. Eine Person.
Wenn jeder „seinen Weg“ hat, entsteht Reibung
Ein zweiter Punkt, der im Alltag unglaublich viel Energie kostet, ist fehlende Klarheit in den Abläufen. Viele Unternehmen haben Prozesse – zumindest theoretisch. Irgendwo gibt es Beschreibungen, vielleicht ein Tool, vielleicht auch einfach nur ein gemeinsames Verständnis. Aber im Alltag sieht es oft anders aus. Jeder hat sich über die Zeit seinen eigenen Weg zurechtgelegt. Die eine Person macht es so, die andere ein bisschen anders. Das wirkt auf den ersten Blick flexibel. In Wahrheit passiert aber etwas anderes. Es entstehen Rückfragen. Unsicherheiten. Unterschiede in der Qualität. Und immer wieder dieser Moment, in dem jemand innehält und denkt: Ist das jetzt richtig so?
Diese kleinen Unsicherheiten summieren sich. Jeden Tag. Und genau das führt dazu, dass Dinge länger dauern, als sie müssten. Was hier hilft, ist keine perfekte Prozesslandschaft. Sondern einfache, klare Abläufe, die im Alltag wirklich gelebt werden können. Nicht kompliziert, nicht theoretisch – sondern so, dass jeder weiss: So machen wir das hier. Praxisbeispiel: Ich erinnere mich an ein Team, in dem es um etwas scheinbar Einfaches ging: Rechnungen freigeben. Nichts Komplexes. Und trotzdem lief es jedes Mal anders. Die eine Person hat die Rechnung direkt weitergeleitet. Die andere hat sie zuerst geprüft und kommentiert. Die dritte hat sie ausgedruckt, unterschreiben lassen und wieder eingescannt. Was wir gemacht haben: Wir haben den Ablauf einmal gemeinsam durchgesprochen. Einfach. Klar. Ohne Schnickschnack.-So kommt die Rechnung rein-So wird sie geprüft-So wird sie freigegeben Und das verbindlich für alle.
Wenn Suchen zum Alltag gehört, fehlt der Fokus
Der dritte Punkt wird oft komplett unterschätzt, weil er so alltäglich ist. Und genau deshalb so gefährlich. Wie oft passiert es, dass jemand eine Datei sucht, sich durch verschiedene Ordner klickt, mehrere Versionen findet und am Ende nicht sicher ist, welche die richtige ist? Oder dass Informationen irgendwo liegen, aber niemand genau weiss, wo?
Das sind keine grossen Probleme. Aber es sind genau diese kleinen Dinge, die sich summieren. Zeit geht verloren, ohne dass es auffällt. Fokus geht verloren, ohne dass es bewusst wird. Und irgendwann entsteht dieses Gefühl im Team: Es ist einfach anstrengend, hier zu arbeiten. Sobald hier Klarheit entsteht – ein Ort, eine Struktur, eine nachvollziehbare Logik – verändert sich etwas Entscheidendes. Es wird ruhiger.
Praxisbeispiel : Ich war bei einem Unternehmen im Backoffice, und eigentlich ging es um etwas ganz Normales: Eine Mitarbeiterin brauchte eine aktuelle Vertragsversion. Sie öffnet den Ordner. Findet mehrere Dateien. „Vertrag_final“ „Vertrag_final_neu“ „Vertrag_final_final“
Sie hält kurz inne. Öffnet die erste Version. Dann die zweite. Dann fragt sie sicherheitshalber noch eine Kollegin. Die ist sich auch nicht ganz sicher. „Ich glaube, das ist die richtige… aber schau lieber nochmal nach.“ Am Ende vergeht fast eine Viertelstunde. Für etwas, das eigentlich 30 Sekunden dauern sollte.
Was wir verändert haben: Wir haben die Ablage einmal konsequent bereinigt. Ein klarer Ort. Eine verständliche Struktur. Und eine einfache Regel: Es gibt nur eine gültige Version. Was wirklich dahintersteckt Wenn man all diese Punkte zusammennimmt, wird eines deutlich: Ihre Mitarbeitenden arbeiten nicht ineffizient, weil sie es nicht besser können. Sie gleichen jeden Tag ein System aus, das ihnen zu wenig Orientierung gibt. Mit Nachfragen. Mit Improvisation. Mit zusätzlichem Aufwand. Und genau das kostet Sie – oft unbemerkt – jeden Tag Zeit, Energie und Fokus.
Fazit : Es liegt selten an den Menschen
Die meisten Unternehmerinnen und Unternehmer investieren viel Energie in ihr Team. In die Auswahl, in die Entwicklung, in die Zusammenarbeit. Und das ist auch richtig. Aber was oft vergessen wird, ist das System, in dem dieses Team arbeitet.
Denn genau dieses System entscheidet darüber, ob Ihre Mitarbeitenden ihr Potenzial entfalten können – oder ob sie sich täglich selbst ausbremsen. Vielleicht haben Sie beim Lesen an die eine oder andere Situation gedacht. Dann lohnt es sich, genau dort anzusetzen.
Sie wissen nicht, woran es liegt, möchten aber besser und effizienter werden? Melden Sie sich bei uns. Mit unserem Instrument “Schulterblick” erkennen wir Potenzial und zeigen Ihnen danach mögliche Verbesserungsvorschläge. Lassen Sie uns gemeinsam hinschauen In einem ersten Gespräch schauen wir uns Ihre aktuelle Situation gemeinsam an. Klar. Strukturiert. Ohne unnötige Komplexität.-Wo entstehen bei Ihnen Reibungsverluste?-Wo fehlt Klarheit?-Und was können Sie konkret verändern?
