Administration — Säule 01

Das Tagesgeschäft,
das Sie Zeit kostet

Von der vorbereitenden Buchhaltung über Mahnwesen und Postbearbeitung bis zur professionellen Präsentation: Wir übernehmen die Aufgaben, die täglich anfallen — stunden- oder tageweise, remote oder vor Ort.

Hände am Laptop mit Taschenrechner und Buchhaltungsunterlagen
Vorbereitete Buchhaltung ist die Grundlage für jede gute Entscheidung.

Der Ansatz

Administrative Arbeit ist kein Nebenschauplatz

Sie ist die Grundlage dafür, dass Zahlen stimmen, Fristen eingehalten werden und Kundinnen und Kunden das Gefühl haben, gut aufgehoben zu sein. Genau deshalb behandeln wir sie auch so.

Wir arbeiten uns in Ihre Systeme ein — unabhängig vom Buchhaltungsprogramm — und übernehmen einzelne Aufgaben oder ganze Bereiche. Sie behalten die Führung, wir halten Ihnen den Rücken frei.

01 — Klarheit, Struktur, Sicherheit.

Vorbereitende Buchhaltung

Eine klare Buchhaltung ist kein Luxus, sondern die Basis für gute Entscheidungen. Wir kümmern uns darum, dass alles korrekt erfasst, zugeordnet und fristgerecht vorbereitet ist – unabhängig vom Buchhaltungsprogramm.

Sie sparen Zeit, vermeiden Fehler und haben jederzeit eine saubere Grundlage für Treuhänder, Steuererklärung und/oder Jahresabschluss.

Ihr Mehrwert

  • 100 % Übersicht über Ihre Finanzen
  • Fehlerfreie Vorbereitung für Treuhänder und Revision
  • Zeitersparnis durch vollständiges Outsourcing
  • Sicherheit durch strukturierte und transparente Abläufe
  • Immer auf dem neusten Stand

02 — Entlastung, die sofort wirkt.

Virtuelle & persönliche Assistenz

Wir übernehmen die Aufgaben, die Ihren Tag füllen, aber nicht Ihre Kernkompetenz sind – stunden- oder tageweise, remote oder vor Ort.

Sie behalten die Führung, wir halten Ihnen den Rücken frei.

Das übernehmen wir

  • Termin- und Kalenderkoordination
  • Korrespondenz und Kundenkommunikation
  • Vor- und Nachbereitung von Sitzungen
  • Pendenzen im Blick behalten und nachfassen
  • Recherchen und Zusammenstellungen

Ihr Mehrwert

  • Flexible Entlastung ohne Fixkosten
  • Eine feste Ansprechperson, die Ihr Geschäft kennt
  • Diskretion und Verschwiegenheit als Grundregel

03 — Entlastet, strukturiert, zuverlässig vorwärts.

Projektmanagement als PMO

Projekte sind anspruchsvoll – egal ob IT, Bau, Organisation oder interne Veränderungsprozesse. Sie verlangen klare Kommunikation, saubere Planung, präzise Steuerung, kritisches Hinterfragen und ein Team, das den Überblick behält.

Als Project Management Officer (PMO) übernehmen wir die operative Entlastung, Strukturierung und Überwachung, damit Ihre Projekte effizient geführt werden und Ihre Projektleitenden den Kopf für die wesentlichen Entscheidungen frei haben.

Wir sind mehr als eine Assistenz. Wir sind das Bindeglied, das ein Projekt stabil hält – vom Start bis zum erfolgreichen Abschluss: unternehmerisch denkend und handelnd.

Das übernehmen wir

  • Planung & Strukturierung aller Projektphasen
  • Koordination zwischen allen Beteiligten
  • Termin- und Ressourcenmanagement
  • Protokollführung, Dokumentation & Reporting
  • Risiko- und Änderungsmanagement
  • Qualitätssicherung und Nachverfolgung offener Punkte
  • Kommunikation intern und extern
  • Unterstützung bei Budgetführung und Kontrolle
  • Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen für die Projektleitung

Dank unserer HERMES 2022-Zertifizierung sowie der Personensicherheitsüberprüfung (PSP) arbeiten wir nach höchsten Standards in Sicherheit und Methodik.

04 — Klarheit in Zahlen, Entlastung im Alltag.

Mahnwesen & Inkasso

Offene Rechnungen kosten Nerven, Zeit und Liquidität. Viele Unternehmen schieben Mahnungen vor sich her – oft aus Rücksicht, manchmal aus Unsicherheit. Wir übernehmen die komplette Kommunikation, Nachverfolgung und Eskalation, professionell und respektvoll.

Das übernehmen wir

  • Überwachung aller Zahlungseingänge
  • Versand von Zahlungserinnerungen & Mahnungen
  • Telefonische Kontaktaufnahme
  • Professionelle Dokumentation aller Schritte in Zusammenarbeit mit Ihnen

Ihr Mehrwert

  • Mehr Liquidität durch konsequente Nachverfolgung
  • Keine unangenehmen Gespräche – wir übernehmen die Kommunikation
  • Weniger Zeitverlust, da wir den gesamten Prozess steuern
  • Faire, aber klare Kommunikation mit Ihren Kunden
  • Schutz der Kundenbeziehung trotz Mahnvorgang

Wussten Sie …?

Unternehmen verlieren jährlich bis zu 5 % ihres Umsatzes, weil offene Rechnungen zu spät oder gar nicht nachverfolgt werden.

  • 68 % aller Zahlungsverzüge entstehen, weil Rechnungen „aus den Augen geraten“
  • Professionell formulierte Mahnungen erhöhen die Zahlungsbereitschaft um bis zu 80 %
  • Unternehmen, die ihr Mahnwesen konsequent strukturieren, verbessern ihren Cashflow um bis zu 30 %
  • Persönlicher Kontakt im Mahnprozess führt in über 50 % der Fälle zu einer schnelleren Zahlung

05 — Ihre Botschaft perfekt auf den Punkt gebracht.

Unterlagen & Präsentationen

Eine starke Präsentation entscheidet, wie Sie wahrgenommen werden – intern wie extern. Wir gestalten Unterlagen, die überzeugen, emotional berühren und klar kommunizieren.

Das übernehmen wir

  • Professionelle PowerPoint-, Canva- und Google-Präsentationen
  • Berichte, Konzepte, Factsheets
  • Visualisierungen, Infografiken & Layouts
  • Storyline-Entwicklung & Strukturierung

Ihr Mehrwert

  • Höhere Wirkung bei Sitzungen, Kunden oder Events
  • Professioneller Auftritt, der Vertrauen schafft
  • Zeitersparnis – wir übernehmen Konzept und Design
  • Klarere Kommunikation, intern wie extern

06 — Ordnung, Struktur und Entlastung für Ihren Arbeitsalltag.

Büro-Organisation

Büroarbeit wird einfach, wenn Prozesse logisch sind und alles seinen Platz hat. Wir schaffen Systeme, die entlasten und langfristig funktionieren.

Das übernehmen wir

  • Ablagesysteme erstellen
  • Arbeitsabläufe optimieren
  • Ressourcen planen & strukturieren
  • Digitale Ablage einführen
  • Prozesse automatisieren

Ihr Mehrwert

  • Mehr Produktivität durch klare Strukturen
  • Weniger Chaos, weniger Suchen
  • Ruhigerer Arbeitsalltag durch planbare Abläufe
  • Bessere Teamarbeit durch einheitliche Systeme

Wussten Sie …?

Laut internationalen Studien (u. a. McKinsey & IDC) verbringen Mitarbeitende im Durchschnitt 1.5 bis 2.5 Stunden pro Tag mit der Suche nach Dokumenten, E-Mails, Informationen oder Materialien.

  • Das sind bis zu 25 % des gesamten Arbeitstages
  • Mit einer funktionierenden Büroorganisation reduzieren Unternehmen diese Zeit drastisch – oft um mehr als die Hälfte

07 — Korrekte Informationen, bessere Entscheidungen.

Datenpflege & Datenerfassung

Daten sind das Fundament eines Unternehmens. Wir sorgen dafür, dass sie korrekt, sauber und aktuell sind.

Das übernehmen wir

  • Datenerfassung in CRM und Systemen
  • Pflege von Kundendaten
  • Aktualisierung wichtiger Informationen
  • Qualitätskontrollen
  • Erstellung von Auswertungen

Ihr Mehrwert

  • Korrekte Entscheidungsgrundlagen
  • Weniger Fehler durch saubere Daten
  • Zeitersparnis für Ihr Team
  • Aktuelle Daten für Marketing, Verkauf & Projekte

08 — Einheitlich, rechtssicher, effizient.

Dokument-Vorlagen

Wir gestalten alle Vorlagen, die Sie im Alltag benötigen – CI-konform, modern und logisch aufgebaut.

Ihr Mehrwert

  • Einheitliches Erscheinungsbild Ihres Unternehmens
  • Schneller arbeiten durch klar strukturierte Vorlagen und Signaturen
  • Rechtssicherheit durch korrekte Formulierungen
  • Wiederverwendbarkeit für das gesamte Team

Wussten Sie …?

Die erste E-Mail ist oft die erste Visitenkarte Ihres Unternehmens – und sie hinterlässt sofort einen Eindruck.

  • Erscheinungsbild, Struktur, Grussformel und Signatur entscheiden, ob Professionalität, Zuverlässigkeit und Sorgfalt erkennbar sind
  • Eine professionelle Signatur ist keine Kleinigkeit. Sie ist Kommunikation. Marke. Haltung.

09 — Endlich Ordnung statt Papierberge.

Postbearbeitung, Ablage & Archiv

Post, Dokumente, Mails und Ablagen gehören zu den unsichtbaren Zeitfressern im Büroalltag. Vieles bleibt liegen, weil „man es später sortiert“. Doch genau hier entsteht Unübersicht und im schlimmsten Fall gehen wichtige Informationen verloren.

Wir übernehmen Ihre komplette Post- und Dokumentenverwaltung – digital wie physisch – und schaffen Strukturen, die dauerhaft funktionieren.

Das übernehmen wir

  • Sortieren & Zuordnen eingehender Post
  • Priorisierung & Weiterleitung wichtiger Informationen
  • Systematische digitale & physische Ablage
  • Archivierung nach klaren Regeln
  • Bereinigung alter Ordner, Mappen & Archive
  • Digitalisierung von Papierunterlagen

Ihr Mehrwert

  • Sofort mehr Übersicht
  • Tägliche Zeitersparnis
  • Kein Dokument geht mehr verloren
  • Nachvollziehbare Ablage für alle im Team
  • Mehr Raum, mehr Ordnung, weniger Stress

Wussten Sie …?

Mitarbeitende verbringen täglich im Schnitt 20 – 30 Minuten damit, Dokumente zu suchen, Papierstapel zu durchforsten oder E-Mails wiederzufinden.

  • Das entspricht 130 Stunden pro Jahr und Person
  • Also über 3 komplette Arbeitswochen, die allein durch bessere Ablage eingespart werden können

10 — Wir bringen Ordnung in das, was liegengeblieben ist.

Bereinigung von Altlasten

Altlasten entstehen schleichend: ungelesene Post, abgelegte Dokumente, Ordner, die nie aktualisiert wurden, offene Aufgaben oder Papierstapel, die „irgendwann“ sortiert werden sollten.

Genau hier setzen wir an: Wir bereinigen sämtliche administrativen Altlasten – strukturiert, effizient, diskret und ohne Bewertung. Unser Ziel ist, dass Sie wieder den Überblick gewinnen und mit einem guten Gefühl neu starten können.

Das übernehmen wir

  • Analyse der bestehenden Altlasten (Papier, digital, Pendenzen)
  • Systematische Sortierung & Bereinigung
  • Zusammenführung verstreuter Unterlagen
  • Eliminierung von Doppelunterlagen
  • Aufbau klarer, verständlicher Struktur nach der Bereinigung
  • Vorbereitung für digitale Ablage oder Archivierung

Ihr Mehrwert

  • Ein Neustart mit Struktur und Leichtigkeit
  • Wieder vollständiger Überblick über alle Dokumente
  • Weniger Stress, weil alles seinen Platz hat
  • Mehr Klarheit für Entscheidungen
  • Ordnung, die langfristig bleibt

Wussten Sie …?

Über 80 % der Altlasten entstehen nicht durch Unordnung – sondern durch fehlende Zeit, fehlende Strukturen oder Überforderung.

  • Menschen fühlen sich in einem bereinigten Umfeld bis zu 72 % ruhiger, klarer und konzentrierter
  • Bereinigte Arbeitsumgebungen steigern nachweislich die Produktivität und senken das Stresslevel

Kundenstimmen

Das wird über uns erzählt

Verifizierte Bewertungen unserer Kundinnen und Kunden auf Google.

„Sanja ist eine beeindruckende Frau: voller Ideen, seriös, kraftvoll und immer mit offenem Ohr. Man fühlt sich unterstützt, getragen und an ihrer Seite steht ein grossartiges Team. Ich kann Eggimann Entlastet von Herzen empfehlen.“
Claudia P.
Google-Bewertung
„Hier sind deine Administration und Buchhaltung in den besten Händen. Ich kann Sanja von Herzen empfehlen.“
Sybille Maurer
Google-Bewertung
„Sanja Eggimann und ihr Team überzeugen mich durch ihre Fachkompetenz und einem bemerkenswert zuvorkommenden Service. Ich empfehle sie von Herzen gerne.“
Karin Sprecher
Google-Bewertung

Kostenlos & unverbindlich

Reden wir über Ihre Entlastung

Manchmal reicht ein Gespräch, um Klarheit zu gewinnen. Wir hören zu, stellen die richtigen Fragen und zeigen Ihnen auf, wo Entlastung möglich ist: strukturiert, realistisch und auf Ihre Situation abgestimmt.

  • Antwort in der Regel innerhalb von 24 Stunden
  • Alle Teammitglieder sind personensicherheitsüberprüft
Arbeitsplatz mit Laptop und Notizen bei eggimann entlastet